¿Cómo archivar automáticamente los correos electrónicos en Outlook?

¿Quieres tomar el control de tu bandeja de entrada y mantenerla organizada? Si es así, los correos electrónicos de archivo automático en Outlook es una gran solución. El archivo automático le permite mover automáticamente los correos electrónicos desde su bandeja de entrada a una carpeta designada, liberar espacio y ayudarlo a priorizar los correos electrónicos entrantes. En esta guía, le mostraremos cómo configurar Auto Archiving en Outlook y obtener el máximo provecho de esta característica útil. Entonces, ¡comencemos!

¿Cómo archivar automáticamente los correos electrónicos en Outlook?

Outlook es un cliente de correo electrónico utilizado por muchas empresas y usuarios individuales. Proporciona un poderoso conjunto de características, incluida la capacidad de archivar automáticamente los correos electrónicos. Esta es una excelente manera de mantener su bandeja de entrada organizada y libre de espacio. Este artículo explicará cómo usar la función Auto-Archive de Outlook para archivar correos electrónicos.

Auto-Archiving es una característica en Outlook que le permite mover automáticamente los correos electrónicos desde su bandeja de entrada a una carpeta de archivo. Esto ayuda a mantener su bandeja de entrada organizada y libre de espacio. Puede configurar el autoinchiving para ocurrir diariamente, semanalmente o mensualmente. También es posible elegir qué carpetas archivar y qué correos electrónicos incluir.

Configuración de Auto-Archiving

Para configurar automáticamente Archiving, abra el menú Archivo en Outlook y seleccione Opciones. Desde la ventana Opciones, seleccione Avanzado y luego haga clic en Configuración de Autoarchive. Esto abrirá la ventana Configuración de autoarquivos, donde puede configurar sus preferencias de arquitación automática.

La primera opción para configurar es la frecuencia del archivo. Puede elegir archivar correos electrónicos diariamente, semanalmente o mensualmente. También puede elegir si archivar los artículos manualmente o basarse en la edad de los artículos. La edad se puede establecer en un número de días, semanas o meses.

Elegir carpetas para archivar

A continuación, puede elegir qué carpetas archivar. Puede seleccionar cualquier número de carpetas de la lista. Todos los correos electrónicos en estas carpetas serán archivados de acuerdo con la frecuencia que ha establecido. Para incluir subcarpetas, puede seleccionar la opción de incluir subcarpetas.

Selección de correos electrónicos para archivar

También puede elegir qué correos electrónicos archivar. Puede elegir archivar todos los correos electrónicos o solo correos electrónicos que sean mayores que un cierto número de días, semanas o meses. También puede elegir archivar correos electrónicos en función de su importancia o sensibilidad.

Configuración adicional

La ventana Configuración de autoarquivos también tiene algunas configuraciones adicionales que se pueden configurar. Estos incluyen dónde almacenar los correos electrónicos archivados, ya sea eliminarlos después del archivo y si se debe hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos archivados.

Creando una carpeta de archivo

Antes de que se pueda habilitar el arco automático, primero debe crear una carpeta de archivo. Para hacer esto, abra la lista de carpetas y seleccione la nueva opción de carpeta. Dé un nombre a la carpeta y seleccione el tipo de carpeta de archivo. Luego puede hacer clic en Aceptar para crear la carpeta.

Habilitando el arco automático

Una vez que se ha creado la carpeta Archive, puede habilitar el arquitis automático. Para hacer esto, abra el menú Archivo en Outlook y seleccione Opciones. Desde la ventana Opciones, seleccione Avanzado y luego haga clic en Configuración de Autoarchive. Esto abrirá la ventana Configuración de autoarquivos, donde puede configurar sus preferencias de arquitación automática.

Prueba de arco automático

Una vez que haya configurado Auto-Archiving, debe probarlo para asegurarse de que funcione correctamente. Para hacer esto, envíe un correo electrónico de prueba a usted mismo y espere a que ocurra el autoinchiving. Si no ocurre, verifique su configuración para asegurarse de que todo esté configurado correctamente.

Correos electrónicos de archivo manualmente

Además de la arquitación automática, también puede archivar manualmente los correos electrónicos. Para hacer esto, seleccione el correo electrónico o los correos electrónicos que desea archivar, haga clic con el botón derecho y seleccione Mover a la carpeta. Esto abrirá una lista de carpetas donde puede mover los correos electrónicos. Seleccione la carpeta de archivo y haga clic en Aceptar.

Uso de reglas para automatizar el archivo

En Outlook, también puede usar reglas para automatizar el archivo. Las reglas le permiten establecer condiciones para cuándo deben archivarse los correos electrónicos. Por ejemplo, puede crear una regla para mover los correos electrónicos de un determinado remitente a la carpeta de archivo. Para crear una regla, abra el panel de reglas y seleccione Crear regla.

Uso de la herramienta de limpieza de Outlook

Outlook también tiene una herramienta de limpieza incorporada que se puede usar para eliminar los correos electrónicos no deseados y archivar correos electrónicos más antiguos. Para acceder a la herramienta de limpieza, abra el menú Archivo en Outlook y seleccione Cleanup. Esto abrirá la ventana de limpieza, donde puede seleccionar los correos electrónicos que desea eliminar o archivar.

Preguntas frecuentes relacionadas

¿Qué es el archivo automático en Outlook?

Auto Archive in Outlook es una característica que mueve automáticamente los correos electrónicos antiguos de un buzón de Outlook a una carpeta de archivo. Auto Archive ayuda a evitar que el buzón de Outlook se vuelva demasiado grande eliminando periódicamente los correos electrónicos que han estado en el buzón durante un cierto período de tiempo. Esta característica se puede personalizar para archivar correos electrónicos después de un cierto período, moverlos a una carpeta específica o para nunca archivarlos.

¿Cómo enciendo el archivo automático en Outlook?

Para encender el archivo automático en Outlook, abra la aplicación Outlook y vaya a la pestaña "Archivo". Seleccione "Opciones" y luego vaya a la pestaña "Avanzado". Desplácese hacia abajo hasta la sección "Autoarquiva" y marque la casilla junto a "Ejecutar Autoarchive cada uno días". Ingrese el número deseado de días y luego haga clic en "Aceptar" para guardar la configuración.

¿Cómo personalizo el archivo automático en Outlook?

Para personalizar el archivo automático en Outlook, abra la aplicación Outlook y vaya a la pestaña "Archivo". Seleccione "Opciones" y luego vaya a la pestaña "Avanzado". Desplácese hacia abajo a la sección "Autoarquiva" y haga clic en el botón "Configuración de autoarquivo". Aquí, puede personalizar la edad de los correos electrónicos que se archivarán, la carpeta a la que se moverán los correos electrónicos archivados y si eliminar o no los artículos caducados. Una vez que haya realizado los cambios deseados, haga clic en "Aceptar" para guardarlos.

¿Puedo apagar el archivo automático en Outlook?

Sí, puede desactivar el archivo automático en Outlook. Para hacer esto, abra la aplicación Outlook y vaya a la pestaña "Archivo". Seleccione "Opciones" y luego vaya a la pestaña "Avanzado". Desplácese hacia abajo hasta la sección "Autoarquiva" y desmarque la casilla junto a "Ejecute Autoarchive cada días". Esto apagará el archivo automático en Outlook.

¿Cómo archivo manualmente los correos electrónicos en Outlook?

Para archivar manualmente los correos electrónicos en Outlook, abra la aplicación Outlook y vaya a la pestaña "Archivo". Seleccione "Archivo" y luego seleccione la carpeta o carpetas que desea archivar. Puede especificar la era de los correos electrónicos que se archivarán y la carpeta a la que deben moverse. Una vez que haya seleccionado la configuración deseada, haga clic en "Aceptar" para archivar los correos electrónicos.

¿Qué sucede si elimino un artículo que ha sido archivado?

Si elimina un elemento que ha sido archivado, el elemento se eliminará de su ubicación original, pero permanecerá en la carpeta de archivo. Puede acceder al elemento archivado yendo a la pestaña "Archivo" en Outlook y seleccionando "Abrir y Exportar". Aquí, puede seleccionar el archivo de archivo y ver los elementos archivados.

Cómo establecer el archivo de correos electrónicos Auto Archive Outlook (2022)

Si está buscando una manera fácil de mantener su bandeja de entrada de Outlook organizada, los correos electrónicos de archivo automático es una gran solución. Este proceso lo ayuda a mantener organizados sus correos electrónicos y lo ayuda a concentrarse en los correos electrónicos más importantes en su bandeja de entrada. Con los pocos pasos simples descritos en este artículo, puede personalizar fácilmente los correos electrónicos de archivo automático para satisfacer sus propias necesidades. Por lo tanto, comience a los correos electrónicos de archivo automático en Outlook y retire el control de su bandeja de entrada.